کسب و کارمدیریت

مدیریت زمان

20 نکته اساسی در مورد مدیریت زمان

همه ما فقط 24 ساعت در روز زمان داریم. اما ، چرا به نظر می رسد که برخی افراد از هر دقیقه از روز می توانند بیشترین بهره را ببرند؟ باور کنید یا نه ، آنها قدرت کاهش سرعت زمان را ندارند. با این حال آنها می دانند که چگونه به درستی مدیریت زمان را انجام دهند.

آیا می خواهید بدانید که چگونه می توانید استاد مدیریت زمان شوید ؟ با استفاده از این 20 نکته فوق العاده مدیریت زمان را شروع کنید.

1. ایجاد ممیزی زمانی

وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد ، اولین قدم که شما باید بردارید این است که دریابید واقعاً زمان شما چگونه مصرف می شود. ممکن است شما باور داشته باشید که فقط 30 دقیقه را صرف ارسال ایمیل می کنید ، اما در واقعیت آن کار یک ساعت از روز شما را مصرف می کند.

آسانترین راه برای کنترل وقت خود نصب اپلیکیشن هایی برای پیگیری همه مواردی است که می خواهید برای یک هفته انجام دهید. سپس می توانید به یک گزارش دسترسی پیدا کنید تا بدانید چه چیزی وقت شما را بیشتر مصرف می کند. با استفاده از این اطلاعات ، می توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید.

2. برای هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید

فهمیده ایم که تعیین محدودیت زمانی برای هر کار مانع از حواس پرتی یا تعویق می شود. به عنوان مثال ، اگر می خواهیم برای وبلاگ خود مقاله ای بنویسیم ، دو ساعت به خودمان زمان می دهیم. بنابراین اگر از ساعت 8 صبح شروع کردیم ، سعی می کنیم تا 10 صبح آن مقاله را بنویسیم.

به نوعی شبیه یک بازی می شود. از آنجا که بین کارها و فعالیتها یک فرصت میانی قرار داده ایم ، اگر کار را به موقع انجام ندهیم ، می توانیم بدون مصرف زمانی که برای چیز دیگری اختصاص داده شده ، روی آن کار کنیم.

3. از یک فهرست کار استفاده کنید ، اما وظایف خود را رها نکنید

کلیه اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتری تشکیل شده اند که برای رسیدن به هدف یا تکمیل پروژه باید انجام شوند. ویلیام لیپوفسکی پیشنهاد می کند برای انجام هر هدف و پروژه فهرست کار ایجاد کنید و تمام مراحل قابل اندازه گیری را که باید انجام شود ذکر نمایید.

گذشته از حفظ تمرکز شما ، باعث می شود بتوانید آنچه را که قبلاً به دست آورده اید را ببینید و متوجه شوید که چه چیزهایی باقی مانده است.

در همین حین ، وقفه هایی رخ می دهد که ممکن است مانع از انجام یک کار شما شود. ویلیام توصیه می کند که “شما این مورد را یادداشت کنید و پس از اینکه توانستید، به این کارها برگردید و آن را انجام دهید. این ممکن است شما را مجبور کند در هر زمان معین تعداد کارهایی را که می کنید را محدود نمایید. “

4- برنامه ریزی کنید

یکی از بدترین کارهایی که می توانید انجام دهید بیدار شدن از خواب بدون برنامه ای برای روز است. شما به جای تمرکز روی آنچه باید انجام شود ، بی هدف سرگردان می شوید و به امور بی اهمیت تر اهمیت می دهید.

به همین دلیل است که همیشه باید با استفاده از یکی از این گزینه ها برنامه ریزی کنید؛

شب قبل : قبل از اینکه کار روز ترک کنید ، 15 دقیقه آخر وقت را برای سازماندهی برنامه خود صرف کرده و لیستی از مهمترین موارد را برای فردا تهیه کنید.

اولین چیز در صبح: در طول صبح ، 3 یا 4 مورد ضروری و اساسی را که امروز باید به آنها توجه شود بنویسید و در کارآمدترین زمان روی آنها کار کنید.

5. صبح ها را با موارد پر اهمیت سپری کنید

مارک تواین گفت ، “اگر وظیفه شماست که یک قورباغه بخورید ، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. و اگر کار شماست که دو قورباغه بخورید ، بهتر است ابتدا بزرگترین آن را میل کنید.”

نکته ای که تواین بیان داشت این است که شما باید در صبح بزرگترین و چالش برانگیزترین وظایف خود را انجام دهید ، مهمترین وظایف خود را در صبح به انجام برسانید.

چند دلیل برای این ترفند مدیریت زمان وجود دارد. معمولاً بیشترین میزان انرژی را در صبح دارید. همچنین با انجام یک کار بزرگ می توانید از آن احساس موفقیت بدست آورید و با این حس خوب بقیه روز را سپری کنید.

6. برون سپاری / تفویض اختیار را یاد بگیرید

تفویض اختیار و برون سپاری می تواند کمی مشکل باشد. برای بعضی افراد کار سختی است که اجازه دهند شخص دیگری کارهایی را انجام دهد که قبلاً خودشان انجام می داده اند. بعضی دیگر از افراد ، می گویند آنها وقت ندارند که شخص دیگری را برای انجام وظایف خاصی آموزش دهند.

نکته این است که تفویض اختیار یا برون سپاری بطور واقعی در زمان صرفه جویی می کند زیرا این باعث کاهش حجم کار شما می شود – و بدان معنی است که شما وقت بیشتری برای صرف کردن در کارهای مهم تر یا انجام کارهای مهمتری دارید. مسئولیت ها را به اعضای تیم واجد شرایط واگذار کنید یا یک فرد با تجربه استخدام کنید. و اگر تصمیم دارید آموزش داخلی را انجام دهید ، در پایان سرمایه گذاری اولیه ارزش آن را می بینید.

7. کار نیمه را حذف کنید

جیمز کلیر می نویسد: “در عصر پریشانی مداوم ، احمقانه است که توجه خود را بین آنچه باید انجام دهیم و آنچه جامعه ما را با آن بمباران می کند تقسیم کنیم.”

وی گفت: “معمولاً ما نیاز به پیامک ، ایمیل و لیست های انجام کار را برای دستیابی به چیزی متعادل می کنیم. نادر است که چیزی که بخواهیم را به راحتی به دست آوریم”

کلیر این را ” کار نیمه” لقب داده است و در اینجا چند مثال آورده شده است.

  • شما در حال نوشتن گزارش هستید ، اما به طور تصادفی متوقف می شوید تا بدون هیچ دلیل تلفن خود را چک کنید.
  • شما روال جدید تمرین ورزشی را امتحان می کنید ، اما چند روز بعد به برنامه جدید تغییر می دهید زیرا درباره آن به صورت آنلاین خوانده اید.
  • هنگام صحبت کردن با تلفن ، ذهن شما به سمت ایمیل ها ی ورودی تان پرت می شود.

“صرف نظر از اینکه در کجا و چگونه شما در دام کار نیمه بیفتید ، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز به طور کامل به وظیفه مورد نظر مشغول نخواهید بود ، بندرت به مدت طولانی به یک کار مشغول هستید. دو برابر بیشتر وقت شما را صرف می کند تا نیمی از آن کار را انجام دهید”

غلبه بر کار نیمه

کلیر دریافت که بهترین راه برای غلبه بر کار نیمه ، مسدود کردن است یعنی : “زمان قابل توجهی برای تمرکز روی یک پروژه و حذف هر چیز دیگر”. به عنوان مثال ، یک تمرین را انتخاب خواهید کرد و فقط در حین کار روی آن تمرین تمرکز می نمایید. همچنین چند ساعت را برای اختصاص به یک پروژه مهم اختصاص می دهید ، اما تلفن را در اتاق دیگری خواهید گذاشت.

“این حذف کامل عوامل حواس پرتی ها تنها راهی است که می شود برای انجام کارهای عمیق و نیازمند تمرکز و اجتناب از جلسات پراکنده به کار برد در جایی که صرفاً کار نیمه کاره را انجام می دهید.”

8- برنامه خود را تغییر دهید

اگر این مقاله را می خوانید ، بدیهی است که می خواهید مدیریت زمان مفیدی را کشف کنید – و خوشحالیم از اینکه به شما کمک کنیم. اما اگر به مدیریت زمان فکر می کنید ، راه حل ممکن است به آسانی، تغییر برنامه شما باشد.

به عنوان مثال ، به جای خوابیدن تا ساعت 6:30 صبح ، یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید. ساعت 5:15 صبح به عنوان پربارترین زمان روز است از آنجا که فرصت می دهد تا ورزش کنیم ، روز خود را برنامه ریزی کنیم ، ایمیل های خود را بررسی کنیم و حتی بدون اختلال توسط پروژه های جانبی کار کنیم.

همچنین ، بیدار شدن زودتر در تعطیلات آخر هفته و حذف دیدن تلویزیون را در نظر بگیرید.

9- یک فرصت فاصله ای بین کارها و جلسات بگذارید

پرش بلافاصله از یک کار یا جلسه به کار دیگر ممکن است به نظر برسد که استفاده مناسب از وقت شما باشد اما در واقع تأثیر برعکس دارد. ما برای رفتن به یک پیاده روی ، مدیتیشن و یا صرف رویاپردازی به زمان نیاز داریم تا ذهن خود را پاک کنیم و دوباره شارژ شویم. از این گذشته ، مغز انسان فقط می تواند به طور همزمان حدود 90 دقیقه تمرکز کند.

بدون استراحت ، متمرکز بودن و ایجاد انگیزه دشوارتر است. برنامه ریزی زمان فاصله ای همچنین می تواند مانع از دیر رسیدن به جلسه بعدی شما شود. 25 دقیقه بین کارها و جلسات مقدار ایده آل زمان فاصله ای است.

10- سازمان یافته و تک کاره باشید

بطور متوسط هر آمریکایی هر سال 2.5 روز به جستجوی موارد گم شده می پردازد. در نتیجه ، سالانه بیش از 2.7 میلیارد دلار برای جایگزینی این موارد هزینه می کنند. به جای هدر دادن وقت و هزینه خود ، سازماندهی کنید.

با داشتن محل ثابت برای همه چیز شروع کنید و مطمئن شوید که وسایل به جایی که متعلق به آنها است باز می گردند. تا پایان روز محل کار خود را تمیز کرده و یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنید.

کارها را تک تک را شروع کنید. بیشتر افراد چند وظیفه ای بودن را مقصر اصلی گم شدن اشیاء ذکر می کنند.

11- از قانون 80-20 پیروی کنید

“اصل پارتو که به عنوان قانون 80-20 نیز شناخته می شود ، حاکی از آن است که 80٪ از نتایج، حاصل از 20٪ تلاشی است که انجام می شود. این قانون معمولاً در فروش استفاده می شود زیرا 80٪ از فروش ها معمولاً از 20٪ مشتریان بدست می آید.” مطابق نوشته رنزو کاستارلا در previous Calendar post

وی گفت: “وقتی نوبت به چگونگی مدیریت زمان می رسد ، این اصل نیز قابل استفاده است. 80٪ از نتایج شما از 20٪ اقدامات شما حاصل می شود.

انجام وظایف ساده تر در ابتدا

رنزو پیشنهاد می کند که هر روز با نگاه کردن به “برنامه یا لیست انجام کارها” شروع کنید. سعی کنید پنج وظیفه ساده مورد نظر خود را انجام دهید. با استفاده از این اصل احتمالاً می توانید اکثر موارد موجود در لیست خود را از حذف نمایید. ممکن است در ابتدا احساس غیرطبیعی کنید اما با اثر گذشت زمان این امر باعث می شود تلاش خود را بر روی مهمترین وظایف خود متمرکز کنید. “

12- از یک تقویم آنلاین استفاده کنید

تقویم ها از مدت ها پیش ابزاری اساسی برای مدیریت زمان بوده اند. با این حال ، تقویم های آنلاین کار را بسیار سهل تر کرده اند. به این دلیل که می توانید از چندین دستگاه به آن دسترسی داشته باشید ، به راحتی جلسات و قرار ملاقات ها را تنظیم کنید ، یادآوری هایی را تنظیم کنید ، بلوک های زمانی ایجاد کنید و برنامه های تکراری را برنامه ریزی کنید.

13- از بی نقص بودن دست بردارید

وقتی یک کمال گرا باشید ، هیچ وقت به اندازه کافی خوب نخواهید بود. این بدان معناست که بارها و بارها به همان کار باز خواهید گشت. فکر می کنید روز شما چه نتیجه ای خواهد داشت؟

بنابراین ، از کامل بودن دست بردارید. چیز کامل وجود ندارد. بهترین کاری را که می توانید انجام دهید و به پیش بروید.

14- فقط “نه” بگویید

شما نمی خواهید کسی را ناراحت کنید. اما شما چه میزان از کار را می توانید انجام دهید. اگر وقت ندارید دعوت شام یا کمک به همکارانتان در یک پروژه دیگر را تا وقت فراغت خود رد کنید.

15- عادات سنگی کلیدی را به کار برید

چارلز دوویگ ، نویسنده کتاب “قدرت عادت” اصطلاح “عادتهای سنگی کلیدی” را ابداع کرد. اما ، آنها چیست؟ به عبارت ساده ، آنها عاداتی هستند که می توانند زندگی شما را تغییر دهند ، مانند ورزش ، آنچه می خورید ، پیشرفت روزمره و مدیتیشن.

این عادت ها جایگزین عادات بد شده و عادت های خوب دیگر جذب می کنند. در نتیجه ، شما برای مدیریت وقت خود سالم تر ، متمرکز تر و مناسب تر خواهید بود.

16- وقت را به انتظار تلف نکنید

نباید تحمل کنیم. نه اینکه بی تاب باشیم .  فقط به این معنی است که این زمان می تواند در جاهای دیگر بهتر سپری شود.

با این حال ، به جای هدر رفتن این زمان ، راه هایی برای بهترین استفاده از آن پیدا کنیم. به عنوان مثال ، در حالی که در یک اتاق انتظار می نشینم یک کتاب الهام بخش را بخوانیم ، به پادکست گوش دهیم یا یک مقاله مفید بخوانیم.

17- ارتباط از راه دور

آیا می دانید میانگین رفت و آمد آمریکا بیش از 26 دقیقه است؟ و روز به روز رفت و آمد روزانه طولانی تر می شود. مقدار زمان لازم برای آماده سازی را اضافه کنید و به راحتی می توانید ببینید که چقدر زمان برای رسیدن به کار و برگشتن از کار تلف می شود.

اگرچه برای هر شغلی امکان پذیر نیست ، برقراری ارتباط تلفنی حتی دو بار در هفته می تواند در آخر هفته چندین ساعت را برای شما صرفه جویی کند.

18- الهام پیدا کنید

از منابع الهام بخش استفاده کنید. این یک روش ساده برای شروع مجدد است تا با انگیزه حرکت کنید.

19- کارهای مشابه را با هم انجام دهید

وقتی کار مرتبط دارید ، آنها را با هم جمع کنید. به عنوان مثال ، در طول روز به ایمیلها و تماسهای تلفنی پاسخ ندهید. برای انجام این کارها زمان مشخصی را تعیین کنید.

دلیل؟ کارهای مختلف طرز تفکر متفاوت را طلب می کند. با جمع کردن کارهای مرتبط با یکدیگر ، مغز شما چرخ دنده هایش را تغییر نمی دهد – این بدان معنی است که زمان تغییر حالت خود را صرفه جویی خواهید کرد.

20- کمتر انجام دهید

این یک تاکتیک از لئو بابوتا است. او وبلاگ Zen Habits را راه اندازی کرد و حتماً باید آن را بخوانید. بنابراین ، لئو در مورد انجام کمتر چه می گوید؟

کمتر انجام دادن به این معنی نیست که “کمتر انجام دادن معادل بیشتر انجام دادن است”. این بدان معناست که “کمتر انجام دادن یعنی بهتر انجام دادن”. این امر با کم کردن سرعت ، آگاهی از کارهایی که باید انجام شود و تمرکز فقط روی آن کارها حاصل می شود. پس از انجام این کار ، هر عملکردی تحت کنترل قرار می گیرد. در نتیجه می توانید ارزش بیشتری ایجاد کنید.

منبع:

https://www.forbes.com

برچسب ها
نمایش بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن