کسب و کارمدیریت

مدیریت پروژه فقط برای مدیران پروژه نیست

چهار مهارت مدیریتی که همه باید بدانند

باور کنید یا نه، در طی این سال ها درخواست ارائه آموزش های مدیریت پروژه توسط مدیران غیر پروژه بیشتر از مدیران پروژه بوده است. شاید این موضوع کاملاً غیر منطقی به نظر برسد ولی واقعا همین طور است. سازمان ها به مزایای آن مهارت ها و توانایی های مدیریت پروژه پی برده اند و می خواهند نه فقط ” مدیران پروژه ” رسمی بلکه همه افراد مجموعه شان این مهارت ها را داشته باشند. گرچه ممکن است اکثر افراد حرفه ای عنوان رسمی ” مدیر پروژه ” را نداشته باشند، اما تقریباً همه افراد هر از گاهی پروژه هایی را مدیریت می کنند. اگر برای تولد بچه ها مهمانی ترتیب داده اید، برای دیدار مجدد خانواده تان هماهنگی هایی کرده اید و یا برنامه ای برای تفریح داشته اید، بنابراین پروژه ای را مدیریت کرده اید!

همه به مهارت های مدیریت پروژه نیاز دارند

دکتر مایکل اوکانر مدیر استراتژی و مدیریت پروژه در شرکت علوم و فناوری مدترونیک تاکید می کند، “مردم نمی دانند که قبلا چه تعداد پروژه را مدیریت کرده اند. از بسیاری جهات این مهارت ها همان مهارت هایی هستند که قرن ها مادران از آنها استفاده کرده اند!” طبق گفته مایکل دپریسکو معاون مدیرعامل شرکت گلوبال سولوشن، تحقیقات موسسه مدیریت پروژه (PMI) نشان می دهد که “ما در حال حرکت به اقتصاد پروژه ای هستیم. که فقط در مورد نحوه انجام کارها است.”

حمایت بیشتر از مهارت های مدیریت پروژه از دیدگاه جهانی قابل استفاده و سودمند شده است به طوری که PMI بنیادی آموزشی را برای هدف قرار دادن کودکان 5 تا 19 ساله تأسیس کرد. در واقع این بنیاد به کودکان در داشتن مهارت های مدیریت پروژه کمک می کند زیرا باور اساسی این است که: “مهارت های مدیریت پروژه مهارت های زندگی هستند.”

کتاب های مدیریت پروژه با مفاهیم و مهارت هایی پر شده است که می تواند برای بیشتر متخصصان مفید باشد از جمله تکنیک های برنامه ریزی، نمودارهای گانت، ساختارهای شکستن کارها، مفاهیم رهبری تیم و غیره. در حالی که یادگیری این مهارت ها (و بسیاری مهارت های دیگر) مطمئناً برای مدیران غیر پروژه ارزشمند است این مقاله چهار مهارت خاص را برجسته می کند که شاید کمتر شناخته شده باشند اما تقریباً می توانند برای همه افراد در محل کار مزایای فوق العاده ای ایجاد کنند.    

مهارت شماره 1 – استفاده از منشور پروژه

رشته مدیریت پروژه پر از ابزارها، تکنیک ها و الگوها است، اما شاید به جرات بتوان گفت که قدرتمندترین آن ها منشور پروژه است. بسیاری از سازمان ها با بیماری “دست راست نمی داند که دست چپ چه کاری انجام می دهد” دست به گریبان هستند یا تیم هایی دارند که در کارهای اساسی به این دلیل که “همه هم نظر نیستند” شکست می خورند. منشورهای پروژه توسط مدیران پروژه در ابتدای کار برای جلب توافق همه مورد استفاده قرار می گیرد تا بتوانند از مشکلات موجود در مسیر جلوگیری کنند. در اینجا مثالی از عناصری ارائه می شود که شاید بخواهید از طریق تهیه منشور پروژه قبل از شروع کار آنها را شفاف کنید.

منشور پروژه

در حالی که منشورهای پروژه ممکن است از نظر سبک، قالب و حتی محتوا متفاوت باشند، اما پیش فرض اساسی آنها یعنی جمع کردن بازیگران اصلی برای اتفاق نظر در مورد این عناصر مهم قبل از شروع پروژه، ارزشمند است. حفظ امضاها روی این سند فقط سطح پاسخگویی را افزایش می دهد.

مهارت شماره 2 – بررسی دقیق ایده ها برای حذف موارد بد

سال ها پیش وقتی پروژه ناموفق کتاب او. جی. سیمپسون “اگر من این کار را کرده بودم: اعترافات قاتل” در آخرین لحظات در میان خشم عمومی و واکنش های شرکت تبلیغات کننده آن کتاب لغو شد، راپرت مرداک رئیس شرکت نیوز کورپوریشن بیانیه ای را ارائه داد که در آن لغو کتاب را اعلام کرد و از آن به عنوان “یک پروژه نسنجیده” یاد نمود. در حالی که گفته می شود این کتاب قبلاً نوشته شده و نسخه هایی از آن برای فروش توسط خرده فروشان بسته بندی شده بود، این نمونه ای کامل از پدیده ای رایج و فراگیر به نظر می رسد – شکست در بررسی صحیح ایده پروژه.

برای جلوگیری از این پدیده، مدیریت پروژه به ما می آموزد که برخلاف تصور عمومی به جای “شروع”، مرحله اول مدیریت پروژه باید “برنامه ریزی” باشد. مرحله شروع به این معنی است که ایده را تا حدی بررسی کنید، خواه به اندازه یک پرونده تجاری کامل پیچیده باشد و یا ساده در حد بررسی موارد مثبت و منفی باشد. وقتی این تجزیه و تحلیل از قبل اتفاق نیفتد “پروژه های بد” می توانند ناشی از عواملی مانند اظهارنظرهای جنجالی یک مدیر اجرایی در طول یک جلسه، یک نظر نادرست یا ناآگاهانه یا یک واکنش احساسی به یک حادثه باشند. در حالی که روند شروع می تواند اَشکال مختلفی داشته باشد، در اینجا برخی از سوالات مهم وجود دارد که باید به عنوان بخشی از آن فرایند در نظر گرفته شوند.

  • در حال حل چه مساله ای هستیم؟
  • آیا این پروژه بهترین راه حل برای آن مساله است؟
  • آیا این پروژه بهترین روش برای استفاده از منابع (زمان، پول، دارایی ها و …) است؟
  • آیا مزایا بر ریسک ها برتری دارند؟
  • ریسک های محتمل چیست؟
  • هزینه های عدم انجام پروژه چیست؟
  • آیا باید از انجام آن اجتناب کنیم؟

مهارت شماره 3 – انجام تجزیه و تحلیل ریسک

در حالی که برنامه ها عالی هستند، همه می دانند که بندرت آنها دقیقاً مطابق پیش بینی ها پیش می روند. اتفاقاتی می افتند، این طور نیست؟ به مدیران پروژه آموزش داده می شود که به جای اینکه نسبت به هر پیچ و خم غیرمنتظره ای کور باشند، تجزیه و تحلیل ریسک را به عنوان بخشی از روند طبیعی برنامه ریزی پروژه انجام دهند.

هری هال، مربی ریسک پروژه تاکید می کند که “همه ما مدیران ریسک هستیم، اما بعضی بهتر از دیگران.” در اصل تجزیه و تحلیل ریسک برنامه ریزی برای مواردی است که شاید اشتباه پیش بروند، و اجرای کورکورانه پروژه ها بدون صرف زمان برای انجام برخی از سطوح تجزیه و تحلیل ریسک، ساده انگارانه است اگر نگوییم که خطرناک است. واقعیت تأسف بار این است که سازمان ها دائماً این کار را تکرار می کنند! آنها فقط به امید بهترین ها با سرعت پیش می روند و معمولاً بعداً هزینه آن را می پردازند.

انتخاب روش تجزیه و تحلیل ریسک تقریباً به اندازه اقدام بر اساس یافته ها مهم نیست. به یاد داشته باشید که می توان از یافته های تجزیه و تحلیل ریسک برای موارد زیر نیز استفاده کرد.

· رساندن پیام دشوار به یک رهبر ارشد یا سهامدار

· درخواست منابع اضافی، پشتیبانی یا حتی اقدامات متفاوت

· به حداقل رساندن اضطراب تیم در مورد اینکه “چه چیزی ممکن است اشتباه پیش رود”

· فرصت هایی را برای جلوگیری و به حداقل رساندن ریسک ها از طریق کاهش فعالانه و برنامه ریزی پشتیبانی برای کارهای اصلی

مهارت شماره 4 – پروژه های کسب اطلاعات

تعریف مشهور دیوانگی این است که مرتباً همان کار را انجام دهید و انتظار نتیجه متفاوت داشته باشید. درست است که این دیوانگی به نظر می رسد، اما اکثر سازمان ها دائماً درگیر آن هستند. چرا؟ از آنجا که با اتمام یک پروژه یا کار، همیشه حتی لحظه ای برای بررسی تغییرات احتمالی قبل از شروع کار بعدی وجود ندارد. در واقع، این پاسخ انعکاسی اغلب فرصت استفاده از آنچه را که در آخرین پروژه آموخته ایم برای ارتقا پروژه های آینده از ما سلب می کند.

در حالی که گفته می شود برخی محیط ها مانند بیمارستان ها و ارتش که به طور روزمره با زندگی و مرگ سر و کار دارند، شامل کسب اطلاعات (یا فعالیت های پس از اقدام) به عنوان بخشی از روند عادی کارشان است، اما بسیاری کارهای دیگر از این فرصت غافل می شوند. کسب اطلاعات را می توان در مورد جلسات، رویدادهای مهم، پروژه ها و حتی وظایف اعمال کرد. به سادگی هدف این است که در پایان (یا حتی در طول مسیر برای پروژه های طولانی تر) کمی زمان بگذارید تا در مورد آنچه که به خوبی کار کرده است و آنچه می توان متفاوت انجام داد، تأمل کنید. درک خطاهای (یا موفقیت های) گذشته یکی از عناصر ضروری بهبود مستمر است و متخصصانی که در این عمل مهارت دارند ارزش خود را برای سازمان افزایش می دهند.

لزوم یادگیری مدیریت پروژه

اگر معمولاً دوره های مدیریت پروژه را در برنامه آموزشی خود در نظر نمی گیرید، شاید اشتباه بزرگی مرتکب می شوید. هر روز بیشتر از قبل مدیریت پروژه به مسیر پیش روی افراد تبدیل می شود و تقاضا برای مهارت های مدیریت پروژه نیز ادامه یابد. گزارش PMI با عنوان “رشد شغلی مدیریت پروژه و اختلاف استعدادهای 2017- 2027” گزارش می دهد که تا سال 2027 کارفرمایان به 87.7 میلیون نفر که در نقش های مدیریت پروژه فعالیت می کنند نیاز دارند در حالی که کمبود افراد واجد شرایط کافی وجود دارد. برای این منظور PMI یک پلتفرم یادگیری آنلاین به نام PM Edge ایجاد کرده است که هدف آن کمک به افراد غیر متخصص برای یادگیری ساده رشته مدیریت پروژه است.

در حالی که این چهار مهارت منحصر به مدیریت پروژه نیستند، اما به طور گسترده ای در این رشته شناخته شده و مورد استفاده قرار می گیرند و متأسفانه توسط بسیاری از افراد خارج از این رشته نادیده گرفته می شوند. بنابراین، اگر فکر کرده اید مهارت های مدیریت پروژه فقط برای مدیران پروژه ها مناسب است، دوباره فکر کنید! شاید مهارت های مدیریت پروژه فقط اثربخشی شما را در محل کار افزایش ندهند بلکه همچنین می توانند ارزش شما را در بازار افزایش دهند.

منبع:

https://www.forbes.com/

کتاب به دنیای مدیریت خوش آمدید

نمایش بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا