بهره وریکسب و کار

نحوه بهبود چشمگیر برنامه ریزی روزانه

آیا روزهای شما تلف می شوند؟ آیا همیشه در پایان روز فکر می کنید “من در تمام روز چه کار کردم؟” آیا گاهی اوقات احساس می کنید که از یک بحران به بحران دیگر می روید و وقت ندارید که بر اولویت های خود تمرکز کنید؟ اگر پاسخ هریک از این سوالات مثبت است، ادامه این مطلب را بخوانید. این مطلب 7 نکته برای برنامه ریزی روزانه به شما می دهد. از این نکات برای اولویت بندی استفاده کنید و سپس برنامه ای ایجاد کنید تا روز (و زندگی) شما تلف نشود.  

1. هر روز برنامه خود را بنویسید

مهمترین نکته برای نحوه برنامه ریزی روزانه این است که در واقع برنامه خود را بنویسید. نوشتن برنامه ریزی روزانه یک روش برای مدیریت زمان عالی است. و بله، این به معنی برنامه ریزی در هر روز است.

نکته اصلی این است که وقت بگذارید و کارهایی را که می خواهید امروز انجام دهید بنویسید.

اولویت های شما چیست؟ آیا یک مهلت زمانی در پیش است؟

لیستی از کارهای مهمی که باید انجام دهید تهیه کنید. عمل نوشتن برنامه مغز شما را مرتب می کند، به طوری که با تلاش برای به خاطر سپردن آنچه باید انجام دهید درگیر نمی شود. مهم نیست این کار را در قالب دیجیتال با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه انجام دهید یا روی کاغذ.

کلید موفقیت این است که از آنچه که برای شما مفید است استفاده کنید. هم از نرم افزار و هم از کاغذ می توانید استفاده کنید.

من روی آی پاد خودم طوفان فکری می کنم (نکته 3 را ببینید)، سپس لیست نهایی خودم را روی کاغذ می نویسم. متوجه شده ام که فهرست کارهای روزانه بر روی کاغذ مرا در قبال خودم پاسخگو می کند. فراموش کردن فهرستی که در دستگاه پنهان شده است بسیار آسان است. من یک برگه برنامه ریزی روزانه دارم، که به دسته هایی تقسیم شده است، با محل هایی برای تیک زدن. دوست دارم این چک باکس ها را علامت بزنم و از مواردی که باید انجام می دادم خارج کنم.

2. هر روز در یک زمان مشخص برنامه ریزی روزانه را انجام دهید

وقتی برنامه ریزی روزانه خود را در همان زمان از روز انجام می دهید، یک عادت ایجاد می کنید. و عادت های خوب این قدرت را دارند که شما را در مسیر خود نگه دارند.

می توانید شب قبل یا صبح، روز خود را برنامه ریزی کنید. ترجیح می دهم برنامه ریزی خود را صبح بعد از حداقل یک فنجان قهوه و به کار افتادن مغزم انجام دهم. یکی از دلایلی که من برنامه ریزی صبحگاهی را ترجیح می دهم این است که اغلب به کارهایی که باید انجام دهم در طول شب فکر می کنم. اگر از قبل برنامه خود را نوشته باشم، سپس باید کشف کنم که چه چیزی را حذف کنم تا جایی برای مورد جدید وجود داشته باشد.

عصر یا صبح واقعا مهم نیست. دوباره می گویم این موضوع فقط چیزی است که برای شما کار می کند.

3. طوفان فکری در مورد لیست فوری برای انجام

شامل همه کارهایی که باید انجام دهید، می خواهید انجام دهید، می توانید انجام دهید. آیا مهلت هایی در پیش دارید؟ به این فکر کنید که باید با چه کسی تماس بگیرید یا ایمیل بزنید. امروز چه کارهایی را باید انجام دهید؟ آیا چیزی از برنامه دیروز وجود دارد که به نتیجه نرسیده است؟ در صورت داشتن برنامه (و امیدوارم داشته باشید) برنامه هفتگی خود را مرور کنید.

تمام چیزهایی که در جریان طوفان فکری به دست می آورید ممکن است به برنامه نهایی شما برای آن روز نرسد. اما به این ترتیب، شما احتمال اینکه چیزی ناخواسته برای تان اتفاق بیفتد را به حداقل می رسانید. از مرور تقویم خود برای قرارهای ملاقات مطمئن شوید – نه تنها برای امروز بلکه برای چند روز آینده. از تهیه یک برنامه روزانه که بعداً متوجه شوم در روز بعد جلسه ای دارم که نیاز به چندین ساعت آماده سازی دارد، متنفرم.

4. لیست وظایف خود را بین کار و زندگی تقسیم کنید

خیلی آسان است که اجازه دهید وظایف کاری انجام شوند و کارهای زندگی کنار گذاشته شوند. من اخیراً برگه برنامه روزانه خود را با عناوینی برای کار و زندگی اصلاح کردم. این کار را به دو دلیل انجام دادم:

به طوری که به راحتی می توانم ببینم در هر زمینه می خواهم چه کار کنم. این موضوع به من کمک می کند تا موارد را در صورت لزوم در یک بازه زمانی گروه بندی کنم. به عنوان مثال، هنگامی که در یک دفتر کار می کردم، اغلب موارد را باید عصرها انجام می دادم.

به طوری که من تجارت و زندگی شخصی خود را متعادل نگه می دارم. در بخش زندگی شخصی همان تعداد آیتم دارم که در بخش کار دارم. و هر دو را هر روز تکمیل می کنم.

5. دو کاری را که امروز باید انجام شود مشخص کنید

یک مورد از لیست کار خود و یک مورد از لیست زندگی خود که باید انجام دهید انتخاب کنید. لازم نیست این کارها سخت ترین وظایف شما یا وظایفی باشند که انجام آنها طولانی ترین زمان را می طلبد. آنها دو مورد هستند که برای کمک به شما در رسیدن به اهداف بلند مدت بسیار مهم هستند. آنهایی که واقعاً تاثیر قابل توجهی بر جای می گذارند.

ابتدا درگیر آنها شوید (یا در اولین تقسیم بندی زمانی در بخش های کار و زندگی به آنها برسید). به این ترتیب، حتی اگر روز شما از مسیر خارج شود، می دانید که مهمترین وظایف انجام شده است. به عنوان مثال، مهمترین وظیفه کاری من برای امروز نوشتن این پست وبلاگ است، بنابراین من ابتدا این کار را انجام می دهم (البته پس از برنامه ریزی روزانه).

6. برخی از کارهای سریع را نیز اضافه کنید

همه چیز در برنامه ریزی روزانه شما نباید یک پروژه بزرگ باشد. فقط به این دلیل که تکمیل چیزی فقط 10 یا 15 دقیقه طول می کشد، به این معنی نیست که نباید در لیست شما قرار گیرد. من 10 خط وظیفه در برگه برنامه ریزی روزانه دارم. اگر فقط کارهای بزرگ را در برنامه خود قرار دهم، انجام همه کارها در یک روز واقعا سخت خواهد بود.

قبلاً اشاره کردم که من عاشق علامت زدن چک باکس ها هستم. بسیار خشنود کننده است که در پایان روز به گذشته نگاه کنید و همه (یا تقریباً همه) آیتم های علامت زده شده را ببینید. قراردادن وظایف سریع باعث می شود که بتوانید همه چیز را در لیست خود انجام دهید. و واقعاً، آیا مدت زمانی که چیزی برای انجام دادن نیاز دارد اهمیت دارد؟ من فکر نمی کنم.

همچنین وظایف سریع برای اوقات کم انرژی روز بسیار مناسب است. هنگامی که انرژی شما تمام می شود، بسیار عالی است که بتوانید چیزی را انتخاب کنید که تکمیل آن زمان یا انرژی زیادی را صرف نمی کند.

مزیت دیگر افزودن چند مورد سریع به لیست این است که اگر خود را در حال عقب افتادن از برنامه ببینید، می توانید چند مورد از این موارد کوچکتر را حذف کرده و به کار خود بازگردید.

7. اغلب به لیست خود مراجعه کنید

یکی دیگر از روش های موثر مدیریت زمان این است که اغلب به لیست خود مراجعه کنید. این کار به سازماندهی می انجامد. لیست خود را در جایی نگه دارید که بتوانید در طول روز به راحتی به آن مراجعه کنید. این کار ممکن است در برنامه انجام کارها در تلفن هوشمند شما، در دفترچه ای که روی میز خود نگه دارید، در یک نرم افزار برنامه ریز یا مکان دیگری که در اولویت ذهن شما است، باشد.

وقتی کاری را انجام می دهم، برنامه ام را بررسی می کنم و به راحتی می توانم سایر مواردی را که برای آن روز برنامه ریزی کرده ام ببینم. انتخاب مورد بعدی برای کار بسیار آسان می شود و مجبور نیستم مغزم را به هم بزنم تا به خاطر بسپارم که می خواستم چه کار کنم.

نکات مورد علاقه من در برنامه ریزی روزانه

اینها نکات مورد علاقه من برای برنامه ریزی روزانه است. با استفاده از آنها می توانم مطمئن شوم که روزهایم برنامه ریزی شده است.

اگر برنامه ریزی روزانه چیزی است که با آن دست و پنجه نرم می کنید، یک یا دو مورد از این نکات بهره وری را برای امتحان انتخاب کنید. قول می دهم که می توانید کنترل روز خود را به دست بگیرید.

منبع:

https://toniakendrick.com/how-to-plan-your-day/

نمایش بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا