کسب و کارمدیریت

پنج گام مهم در فرآیند مدیریت تغییر

مهارت مدیریت تغییر امروزه برای تمام کسب و کارها لازم و ضروری است. کسب و کارها باید دائماً تکامل یافته و خود را برای مقابله با انواع چالش ها – از تغییرات در فناوری، ظهور رقبای جدید، تغییر قوانین، مقررات و یا روندهای اساسی اقتصادی – تطبیق دهند. عدم انجام این کار می تواند منجر به رکود یا بدتر از آن شکست شود.

تقریباً 50 درصد از همه اقدامات تغییر سازمانی ناموفق هستند، و نشان می دهد که چرا دانستن نحوه برنامه ریزی، هماهنگی و انجام تغییرات یک مهارت ارزشمند برای مدیران و رهبران تجاری است.

آیا شما وظیفه مدیریت تغییر یک طرح مهم برای سازمان خود را بر عهده داشته اید؟ آیا می خواهید نشان دهید که دفعه بعد می توانید چنین ابتکاری را هدایت کنید؟ در اینجا مروری بر آنچه مدیریت تغییر است، مراحل کلیدی در این فرایند و اقداماتی که می توانید برای توسعه مهارت های مدیریتی خود و موثرتر شدن در نقش خود انجام دهید، ارائه می شود.

مدیریت تغییر چیست ؟

تغییر سازمانی عمدتا به اقداماتی اطلاق می شود که یک کسب و کار برای تغییر یا تعدیل بخش مهمی از سازمان خود انجام می دهد. این کار ممکن است شامل فرهنگ شرکت، فرایندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت های اساسی، سلسله مراتب شرکت یا جنبه مهم دیگری باشد.

تغییرات سازمانی می تواند تطبیقی یا تحول آفرین باشد:

تغییرات تطبیقی شامل تغییرات کوچک، تدریجی و تکراری هستند که سازمان متعهد می شود محصولات، فرایندها، گردش کار و استراتژی های خود را در طول زمان تکامل دهد. استخدام یک عضو جدید تیم برای رسیدگی به افزایش تقاضا یا اجرای یک سیاست جدید کار از خانه (دور کاری) برای جذب متقاضیان واجد شرایط بیشتر هر دو نمونه ای از تغییرات تطبیقی است.

تغییرات تحول آفرین در مقیاس و دامنه وسیع تری هستند و اغلب نشان دهنده خروج چشمگیر و گاه ناگهانی از وضع موجود است. راه اندازی یک محصول یا بخش تجاری جدید، یا تصمیم برای توسعه بین المللی، نمونه هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

مدیریت تغییر فرایندی است که تغییرات سازمانی را از مراحل اولیه تصور و آماده سازی، از طریق پیاده سازی و در نهایت تحلیل به نتیجه می رساند.

فرآیندهای تغییر دارای مجموعه ای از شرایط شروع (نقطه A) و یک نقطه پایانی عملیاتی (نقطه B) هستند. فرآیند مابین آنها پویا است و در طی مراحل توسعه می یابد. در اینجا خلاصه ای از مراحل کلیدی در فرایند مدیریت تغییر آمده است.

5 گام در فرآیند مدیریت تغییر

1. سازمان را برای تغییر آماده کنید

برای اینکه سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را پیگیری و اجرا کند، باید از نظر لجستیکی و فرهنگی آماده باشد. قبل از ورود به موارد لجستیکی، ابتدا باید آمادگی فرهنگی انجام شود.

در مرحله آماده سازی، مدیر بر کمک به کارکنان در تشخیص و درک نیاز به تغییر متمرکز می شود. مدیران آگاهی را نسبت به چالش ها یا مشکلات مختلف سازمان که به عنوان نیروهای تغییر عمل می کنند و از وضع موجود نارضایتی ایجاد می کنند، افزایش می دهند. به دست آوردن این اعتماد اولیه از سوی کارکنان که به اجرای تغییر کمک می کنند، می تواند اصطکاک و مقاومت را بعداً از بین ببرد.

2. ایجاد چشم انداز و برنامه برای تغییر

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده می شود، مدیران باید یک برنامه کامل و واقع بینانه برای ایجاد آن تغییر ایجاد کنند. این طرح باید دارای جزئیات باشد:

اهداف استراتژیک: این تغییر به چه اهدافی در سازمان کمک می کند تا در آن جهت تلاش کند؟

شاخص های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه سنجیده می شود؟ چه معیارهایی باید تغییر کنند؟ مبنای وضعیت فعلی چگونه است؟

ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی وظیفه اجرای تغییرات را بر عهده خواهد داشت؟ چه کسی باید در هر مرحله حساس تایید کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟

محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقدامات مجزایی است؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

همچنین این طرح باید موارد ناشناخته یا موانعی را که ممکن است در طول فرایند اجرا بوجود می آید و برای غلبه بر آنها نیاز به چابکی و انعطاف پذیری دارد، در نظر بگیرد.

3. پیاده سازی تغییرات

پس از ایجاد برنامه، تنها چیزی که باقی می ماند این است که مراحل در نظر گرفته شده در آن را برای پیاده سازی تغییرات مورد نیاز دنبال کنید. این که آیا شامل تغییراتی در ساختار شرکت، استراتژی، سیستم ها، فرایندها، رفتارهای کارکنان یا سایر جنبه ها می شود، بستگی به ویژگی های این ابتکار دارد.

در طول فرایند پیاده سازی، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود جهت انجام اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف این ابتکار متمرکز شوند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش بینی موانع و جلوگیری، حذف یا کاهش آنها پس از شناسایی انجام دهند. ارتباط مکرر با چشم انداز سازمان در طول فرایند پیاده سازی بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می شود.

4. جا انداختن تغییرات در فرهنگ و عملکرد شرکت

پس از اتمام این ابتکار تغییر، مدیران تغییر باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییر سازمانی مربوط به فرایندها، گردش کار، فرهنگ و استراتژی ها اهمیت دارد. بدون برنامه مناسب، به ویژه در دوره گذار کارکنان ممکن است به “روش قدیمی” انجام کارها، برگردند.

با ایجاد تغییرات در فرهنگ و شیوه های شرکت، وقوع عقبگرد دشوارتر می شود. ساختارهای جدید سازمانی، کنترل ها و سیستم های پاداش باید همگی به عنوان ابزاری برای کمک به تغییر در نظر گرفته شوند.

5. مرور پیشرفت و تحلیل نتایج

فقط به این دلیل که یک طرح تغییر کامل شده است به معنی موفقیت آن نیست. انجام تجزیه و تحلیل و بررسی یا “پروژه پس از انجام” می تواند به رهبران کسب و کارها کمک کند تا بفهمند که یک تغییر با موفقیت، شکست یا نتیجه مختلط همراه بوده است. همچنین می تواند بینش ها و درس های ارزشمندی را ارائه دهد که می تواند در تلاش های تغییر آینده مورد استفاده قرار گیرد.

از خودتان سوالاتی از این قبیل بپرسید: آیا اهداف پروژه برآورده شده است؟ اگر بله، آیا می توان این موفقیت را در جاهای دیگر تکرار کرد؟ اگر نه، چه مشکلاتی پیش آمد؟

مدیریت تغییر به طور موثر

در حالی که هیچ دو طرح تغییر یکسان نیستند، آنها معمولاً از یک روند مشابه پیروی می کنند. برای مدیریت موثر تغییر، مدیران و رهبران کسب و کار باید مراحل مربوط را بطور کامل درک کنند.

برخی از نکات دیگر برای مدیریت تغییر سازمانی شامل پرسیدن سوالاتی از این قبیل از خودتان است:

آیا نیروهایی که تغییر را ضروری می کنند درک کرده اید؟ بدون این درک، رسیدگی موثر به علل اصلی که تغییر را ضروری کرده اند و مانع از موفقیت شما می شوند، دشوار است.

آیا طرحی دارید؟ بدون برنامه ریزی دقیق و استراتژی تعریف شده، هدایت یک طرح تغییر تا پایان کار دشواری است.

چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد؟ مدیریت موفقیت آمیز تغییرات مستلزم ارتباط موثر با اعضای تیم و ذینفعان اصلی است. طراحی یک استراتژی ارتباطی که این واقعیت را تصدیق کند بسیار مهم است.

آیا موانع احتمالی را شناسایی کرده اید؟ در حالی که پیش بینی همه چیزهایی که ممکن است در یک پروژه اشتباه باشند، غیرممکن است، وقت گذاشتن برای پیش بینی موانع احتمالی و تدوین استراتژی های کاهش مشکلات قبل از شروع کار، به طور کلی ایده خوبی است.

توسعه مهارتهایی که برای موفقیت به آنها نیاز دارید

اگر از شما خواسته شده است که یک ابتکار تغییر را در سازمان خود هدایت کنید، یا می خواهید بر چنین پروژه هایی در آینده نظارت کنید، بسیار مهم است که با ایجاد مهارت هایی که می توانند شما را برای انجام این کار آماده کنند، زمینه را برای موفقیت آماده کنید.

در این مطلب با پنج گام مهم در فرآیند مدیریت تغییر آشنا شده اید، افزایش مهارت های مدیریتی در این خصوص از اهمیت ویژ] ای برخوردار است.

منبع:

https://online.hbs.edu/

نمایش بیشتر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا